Czy umowa musi zostać zawarta w formie pisemnej? Porady praktyczne.
Zawieranie umów dotyczących prowadzonej działalności jest powszechną czynnością wśród przedsiębiorców. Dlatego też każdy przedsiębiorca świadomie powinien wybierać formę, w jakiej daną umowę zawiera, biorąc pod uwagę konsekwencje swojego wyboru. Poniżej znajdą Państwo krótkie podsumowanie kwestii dotyczących formy pisemnej umowy.
Umowa w formie pisemnej – podejście praktyczne
Czy umowa musi być zawarta w formie pisemnej? W większości przypadków przedsiębiorca nie ma takiego obowiązku, za wyjątkiem sytuacji, kiedy to same przepisy prawa nakładają na przedsiębiorcę obowiązek zachowania pisemnej formy umowy, wiążąc jej niezachowanie z określonymi konsekwencjami w sferze prawnej, w tym, co najbardziej dotkliwe, z nieważnością czynności prawnej. Jeżeli przepisy prawa takiego obowiązku nie przewidują, co do zasady nie ma przeszkód, aby została zawarta np. umowa ustna. Oczywiście z praktycznego punktu widzenia przedsiębiorcy zwykle dążą do zachowania formy pisemnej lub dokumentowej umowy (więcej o formie dokumentowej – patrz pkt 2). Podyktowane jest to głównie względami praktycznymi – w przypadku zachowania formy pisemnej lub dokumentowej umowy, warunki współpracy są sprecyzowane i znane obu stronom, a tym samym zdecydowanie ciężej owe ustalenia podważyć. W takiej sytuacji nie zachodzi wątpliwość, co ostatecznie zostało między stronami uzgodnione, pomijając oczywiście wątpliwości w zakresie nieprecyzyjnych zapisów umownych lub rozbieżności interpretacyjnych. W przypadku braku umowy w formie pisemnej lub dokumentowej i oparcia się wyłącznie na umowie ustnej, strony często zmuszone są uciekać się do udowadniania ostatecznego brzmienia ustaleń, chociażby powołując w tym zakresie świadków, lub opierając się na korespondencji w sprawie. Należy zwrócić tutaj uwagę na przepis, który reguluje kwestie umów zawartych w nieformalny sposób w przypadku relacjach obustronnie profesjonalnych i niezwłocznego wystosowania przez jedną ze stron sformalizowanego potwierdzenia tej umowy, to jest art. 77(1) Kodeksu Cywilnego. Przepis ten stanowi, iż w wypadku, gdy umowę zawartą pomiędzy przedsiębiorcami bez zachowania formy pisemnej jedna strona niezwłocznie potwierdzi w piśmie skierowanym do drugiej strony, a pismo to zawiera zmiany lub uzupełnienia umowy, niezmieniające istotnie jej treści, strony wiąże umowa o treści określonej w piśmie potwierdzającym, chyba że druga strona niezwłocznie się temu sprzeciwiła na piśmie. Wskazana regulacja nie dotyczy umów, dla których forma pisemna została zastrzeżona pod rygorem nieważności (umowa jest od początku nieważna, stąd nie można jej potwierdzić).
Nie każda umowa musi być zawarta w formie pisemnej – w przypadku większości umów taka forma nie jest obligatoryjna. W przypadku umowy w innej formie niż pisemna – zadbaj o możliwość udowodnienia ustaleń z drugą stroną.
Specyficzną sytuacją będzie natomiast wprowadzanie zmian do umowy już obowiązującej. Jeżeli obowiązek zachowania formy pisemnej wynika z przepisów prawa – wówczas taki obowiązek będzie dotyczył również dokumentu wprowadzającego zmiany do umowy (aneks). Dodatkowo – obowiązek zachowania formy pisemnej, w przypadku zmian, wynikać może także z postanowień samej umowy.
Zawierając aneks do umowy sprawdź dokładnie jej postanowienia pod kątem ewentualnego obowiązku wprowadzania zmian do umowy w formie pisemnej (najczęściej pod rygorem nieważności).
Czym jest forma pisemna?
Wielokrotnie przedsiębiorcy wydaje się, że zachował wymaganą prawnie formę pisemną umowy, tymczasem w świetle prawa niestety jest inaczej, co wykorzystują bardzo często przeciwnicy procesowi na etapie sporu. Art. 78 Kodeksu Cywilnego stanowi, iż do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Do zawarcia umowy wystarcza wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron, lub dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany. Jak widać z przytoczonego przepisu, umowę będziemy uważali za zawartą w formie pisemnej, jeżeli pod jej treścią zostaną złożone własnoręczne podpisy stron (niezależnie od tego, czy podpisy mamy na jednym dokumencie, czy też na osobnych egzemplarzach). Dla skutecznego zawarcia umowy w formie pisemnej nie wystarcza, aby każda ze stron podpisała dokument obejmujący treść umowy i wysłała ten dokument wyłącznie faksem lub jego zeskanowaną kopię pocztą elektroniczną drugiej stronie, która następnie złoży na nim swój podpis.
Jeżeli chcesz mieć pewność, iż zachowana została pisemna formę umowy – poproś drugą stronę o odesłanie podpisanego przez nią egzemplarza umowy pocztą lub kurierem!
Podpisy pod umową nie muszą być zawarte na jednym dokumencie – strona może podpisać swój egzemplarz i przekazać go drugiej stronie, następnie zaś otrzymać od drugiej strony dokument zawierający tylko jej podpis. Możesz również odesłać drugiej stronie podpisany przez siebie dokument w dwóch egzemplarzach i poprosić o zwrot jednego z nich, zawierającego podpisy obu stron.
Od formy pisemnej należy odróżnić formę dokumentową, Do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wymagane będzie złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. Forma dokumentowa odejmie formy, którymi chętnie posługują się przedsiębiorcy, takie jak skan czy mail. Forma dokumentowa jest mniej sformalizowana niż forma pisemna, nie będzie wymagała również odsyłania oryginalnych dokumentów pocztą. Warto ją rozważyć, szczególnie w przypadku, kiedy zależy nam na szybkiej i sprawnej komunikacji między stronami, a przepisy prawa (lub samej umowy – w przypadku aneksu do niej) nie nakładają na nas obowiązku zachowania formy pisemnej.
Zadbaj o systematyczną archiwizacje umów – nigdy nie wiesz, kiedy takie dokumenty będą przydatne.
Kiedy forma pisemna musi zostać zachowana?
Obowiązek zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności może wynikać z przepisów prawa lub też z samych ustaleń między stronami.
Przepisy prawa nakładają obowiązek zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności między innymi w przypadku umowy leasingu, umowy o przejęcie długu, umowy spółki jawnej, umowy spółki partnerskiej, udzielenia pełnomocnictwa ogólnego, umowy zawieranej przez wykonawcę umowy o roboty budowlane z podwykonawcę oraz podwykonawcy z dalszymi podwykonawcami.
Jak widać z przykładów wskazanych powyżej, wymóg zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności wynikający z przepisów prawa nie jest sytuacją często pojawiającą się w praktyce przedsiębiorcy (prawdopodobnie najczęściej będzie to w przypadku umów leasingowych). Przepisy prawa mogą natomiast wiązać z niedochowaniem formy pisemnej szczególne konsekwencje np. ograniczenia w zakresie postępowania dowodowego (umowa dostawy, umowa kontraktacji, umowa pożyczki w wartości ponad 1000zł) lub zmianę okresu obowiązywania umowy (umowa najmu nieruchomości lub pomieszczenia na czas dłuższy niż rok powinna być zawarta na piśmie, zaś w razie niezachowania tej formy poczytuje się umowę za zawartą na czas nieoznaczony). Warto podkreślić, iż przepisów o skutkach niezachowania formy pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej przewidzianej dla celów dowodowych nie stosuje się do czynności prawnych w stosunkach między przedsiębiorcami.
Każdorazowo, podpisując umowę, szczególnie, jeżeli masz do czynienia z danym typem umowy po raz pierwszy, upewnij się, iż ustawodawca nie przewidział dla danego typu umowy wymogu zachowania określonej formy czynności.
Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej. W takim wypadku wymagane jest opatrzenie oświadczenia kwalifikowanym podpisem elektronicznym.